Cómo llevar la contabilidad de una pyme en Chile: guía para empezar

Llevar la contabilidad de una pyme es mantener ordenado el registro de lo que vendes, lo que compras y lo que pagas, para saber cómo va tu negocio y cumplir con tus obligaciones tributarias. Aquí te explicamos, de forma simple, cómo llevar la contabilidad de una pyme en Chile: qué hacer cada mes, cada año y cómo ordenarte desde el comienzo.

¿Qué es llevar la contabilidad?

Es registrar de forma ordenada tus ingresos, tus gastos y tus movimientos, con respaldo de cada operación. Sirve para dos cosas: cumplir con el SII y tomar mejores decisiones, porque te muestra cuánto ganas realmente y cuánto impuesto viene en camino.

Tu régimen influye en cómo llevarla

En el régimen Pro Pyme General, el SII indica que debes llevar contabilidad completa, con la posibilidad de optar por una contabilidad simplificada, y que el resultado tributario se determina, como norma general, sobre ingresos percibidos y gastos pagados. Además, el SII entrega una propuesta de declaración basada en el Registro de Compras y Ventas, que puedes complementar. Si tienes otro régimen, las reglas cambian: confírmalas con tu contador.

Lo que debes hacer cada mes

1. Emitir y registrar tus ventas. Cada factura, boleta o nota de crédito debe quedar registrada.
2. Registrar tus compras y gastos. Guarda el respaldo de cada gasto; sin documento, es difícil justificarlo.
3. Revisar tu Registro de Compras y Ventas. Verifica que lo que ves en el SII coincide con lo que tienes en tus registros.
4. Declarar y pagar el IVA y el PPM. Se hacen en el Formulario 29 (F29). El IVA que pagas es la diferencia entre el IVA de tus ventas y el de tus compras. Estima ambos con nuestra calculadora de IVA y nuestra calculadora de PPM.
5. Calcular remuneraciones, si tienes trabajadores: liquidaciones de sueldo y cotizaciones.

Lo que debes hacer cada año

• Declarar tu renta anual. Normalmente se hace en abril; el SII publica cada año las fechas.
• Revisar tus números del año. Qué vendiste, qué gastaste y cuánto impuesto corresponde.
• Revisar tu régimen. Evalúa con tu contador si sigue siendo el más conveniente para tu negocio.

Cómo ordenarte desde el comienzo

• Separa las finanzas del negocio de las personales. Es la base de una contabilidad limpia.
• Registra todo apenas ocurre. Dejarlo para fin de mes multiplica los errores.
• Usa un sistema en vez de planillas. Un software contable conectado al SII evita digitar y cuadrar a mano.
• Guarda tus respaldos. Facturas, boletas, contratos y comprobantes de pago.
• Revisa tu situación antes de declarar. Un diagnóstico tributario detecta diferencias a tiempo.

¿Necesito un contador?

Depende del tamaño y la complejidad de tu negocio. Muchas pymes trabajan con un contador que asesora y revisa, mientras ellas mantienen sus documentos al día en una plataforma. Lo importante es que ambos trabajen sobre la misma información ordenada.

Errores comunes

• Mezclar gastos personales con los del negocio.
• No guardar el respaldo de las compras.
• Dejar la declaración del F29 para el último día.
• Descubrir diferencias con el SII recién cuando declaras la renta.